ライターのための上手なメールレスポンス術:「返信は早いほどいい?」

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ライターのための上手なメールレスポンス術:「返信は早いほどいい?」

 

ラインやチャットワークなどのコミュニケーションツールが登場した昨今でも、まだまだメールは主要な連絡手段としての地位を保っています。特にライターさんの場合、仕事の受注や打ち合わせ、支払い連絡などのほとんどをメールを通して、企業の担当者と行うことが多いもの。

 

ということで、ライターさんのための、メールの上手な活用方法をいくつかの記事に分けて簡単にお話しようかと思います。今回は「メールの返信(レスポンス)の早さ」について、です。

 

1.メールへの返信速度について

一般的にはメールへのレスは早いに越したことはないです。返信が早く来て困ることはあまりないですから。もちろん四六時中メーラーを開いているわけではないですから、受信したメール全てに即返信することはできないと思います。

 

理想的には、1日3〜4回、メールボックスを開いてメールの確認・返信をするのがいいかもしれません。午前中に一回、お昼に一回、午後3時くらいに一回、夕方6時に一回など。そうすればだいたい3〜4時間ごとにメールを確認できます。そのときに、緊急度の高いものから順に返信していくといいです。

 

おおよその感覚ですが、メールを送ってから5、6時間以内に返信が来ると、送った側としては安心感がありますね。

 

スマホでメール返信

 

2.翌日(24時間後)に返信するのは遅すぎる?

24時間経ってからようやく返信するなんて、遅すぎる…そわそわする、不安になる…。
送り手としてはそんな心境になるものです。だけど、ほとんどの場合返信が翌日になったからといって、大きな問題になることは少ないです。

 

「本日中にご返信ください」などのデッドラインが明確に指示されていたなら別ですが、それがないなら特別すぐに返事や回答を出す必要はないかと思います(もちろん、「メール受領しました。後ほど詳しく確認し、お返事します…」などの取り急ぎのメールを打てるなら打ったほうがいいでしょう)。

 

3.ライターならやはり作業(ライティング)に集中したい

本当に急ぎの用件ですぐに返事が欲しいなら、そもそもメールではなく電話を使ってくるものです。ですから、ずっとメーラーに張り付いて、届いたメール全てに即返信する必要はないと思います。特にライティングは集中力が相当要求される仕事ですから、メールが届くたびにいちいち中断していては効率悪いはずです。

 

まずは、先ほど紹介した一日3〜4回、3〜4時間ごとにメールを確認して返信する形を採ってみてはどうでしょうか?これなら自分も相手もストレスなくメールを使いこなせるかと思います。

執筆ライター:ルポライフ執筆部

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